Любишь творить историю – люби и записывать ее…. Для чего нужны архивы

Законодательство обязывает фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров, должны храниться в течение 75 лет после увольнения сотрудника (п. 6 Положения об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденного Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552). А распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-Р лОб улучшении сохранности документов по личному составу» рекомендовало фирмам независимо от форм собственности включать в свои уставы (положения) специальные пункты. В них должны быть прописаны все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Поэтому в любой фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия хранения документов.

Лучше всего создать для этих целей архив и на локальном уровне урегулировать его компетенцию (разработать Положение об архиве фирмы). Создать архив вам помогут Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Кроме того, положения о хранении документов содержатся в Федеральном законе от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ лОб обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50) и в Федеральном законе от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ лОб акционерных обществах» (ст. 89). В этих нормативных актах сказано, какие документы обязаны хранить хозяйственные общества.

Может ли фирма не создавать собственный архив?

Может. В пункте 2 статьи 13 Федерального закона лОб архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что фирмы вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов. Если фирма не создает собственного архива, она может передавать свои документы на хранение в государственный архив (п. 20 Положения об Архивном фонде Российской Федерации). В этом случае фирма заключает с учреждением Государственной архивной службы договор о передаче документов на государственное хранение.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность.

Меры ответственности - предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Ответственность за правильность хранения архивной документации несет сотрудник архивной службы или другое лицо, наделенное соответствующими полномочиями. А если в фирме нет лица, ответственного за хранение документов, ответственность за сохранность документов несет руководитель фирмы.

Если фирма ликвидируется, куда направляются на хранение ее документы?

При ликвидации фирмы документы передаются вышестоящей организации или правопреемнику. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производятся проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной формы, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются к акту, который подписывается или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.

Какие документы относятся к документам по личному составу

Обычно под ними подразумевают лишь небольшую группу документов - приказы по личному составу, личные дела, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета, ведомости по начислению зарплаты, трудовые договоры .

Но кроме этого к документам по личному составу относятся:

• документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
• документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
• документы, подтверждающие вредные условия производства;
• списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
• формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в Перечне типовых управленческих документов , образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.

Можно ли хранить документы по личному составу вместе с другими документами фирмы?

Документы по личному составу в архиве должны храниться отдельно от других документов. Оптимальный вариант - создать для них специализированное хранилище. Если фирма не имеет такой возможности, надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. Это объясняется тем, что такие документы носят конфиденциальный характер и доступ к ним должен быть строго ограничен (см. главу лПоложение о защите персональных данных»).

Основные технические требования к архиву

Помещение архива должно быть изолировано, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Оно должно отвечать основным требованиям противопожарной безопасности. Необходимые размеры помещения для размещения документов, в том числе и по личному составу, достаточно легко рассчитать исходя из размеров (длины) архивной полки и средней толщины (1-1,5 см) стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 таких полок. Рабочее расстояние между стеллажами должно быть не менее 75 см, а главные проходы (между рядами стеллажей) - 120 см (п. 4.4.2.2 Основных правил работы архивов организаций). Отдельно считается площадь, занимаемая металлическими шкафами и сейфами, а также среднее количество дел, которые в них можно разместить. Проведя все эти расчеты, вы можете достаточно точно указать, какие площади архивохранилища необходимы вам для размещения документов.

Подготовка дел к сдаче в архив

Подготовка документов для сдачи в архив включает в себя следующие процедуры:

• формирование и оформление дел после окончания и в текущем делопроизводстве (см. главу лФормирование и оформление дел»);
• экспертизу ценности документов и дел;
• описание дел, передаваемых в архив фирмы;
• передачу документов в архив фирмы.

Приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе будут проблемы с передачей таких смешанных дел на архивное хранение.

С самого начала присваивайте приказам 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.) и 5-летнего срока хранения (о командировках, отпусках, дежурствах и т. п.) разные номера, что облегчит их формирование в разные дела.

Экспертиза ценности документов и дел

Экспертиза ценности документов и дел - это изучение документов и дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение (п. 2.1.1 Основных правил работы архивов организаций).

Экспертиза проводится в несколько этапов:

• при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру;
• в процессе формирования дел;
• при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

При экспертизе обязательно просматривается каждое дело по всем входящим в него листам. Из дела удаляются дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке копии, не относящиеся к вопросу документы.

Составление описей

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (п. 2.4.1 Основных правил работы архивов организаций).

Формы описей дел приведены в приложениях 1-4 к Основным правилам работы архивов организаций. Составляя описи, имейте в виду, что в зависимости от объема дел могут составляться отдельные описи на приказы по личному составу и финансовые документы или на личные дела и карточки формы № Т-2. При составлении описи необходимо соблюдать ряд требований:

• каждое дело, которое вносится в опись, должно иметь самостоятельный порядковый номер;
• заполнение граф в описи должно соответствовать данным, указанным на обложке дела;
• если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела, а вместо остальных проставляется слово лтоже».

В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись. После составления опись подписывает составитель и визируют руководители тех структурных подразделений, документы которых включены в опись. Затем опись согласовывается с экспертной комиссией фирмы или, если фирма состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, с экспертно-прове-рочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и ее утверждает руководитель фирмы. В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) направляется один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела.

Сколько экземпляров дел должно быть в архиве фирмы?

В архиве фирмы должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в архив передаются личные дела и личные карточки № Т-2 только уволенных сотрудников. Дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров.

Как работать с запросами в архив

Сотрудники, когда-либо работавшие в фирме, могут обращаться в архив с запросами о месте работы, стаже, занимаемой должности. Информация по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. АРХИВНАЯ СПРАВКА - это документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. АРХИВНАЯ КОПИЯ воспроизводит текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. АРХИВНАЯ ВЫПИСКА дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа (п. 8.2.1 Основных правил работы архивов организаций).

Если требуется архивная справка о полученной заявителем за требуемые годы зарплате, ее делает бухгалтер фирмы, которому сотрудник архива в случае необходимости представляет нужные бухгалтерские документы. Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива. Сопроводительное письмо к справке на бланке фирмы подписывает только руководитель фирмы или лицо, его замещающее. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью фирмы.

Можно ли выдавать сотрудникам по их запросам архивные документы по личному составу?

Порядок выдачи таких документов во временное пользование нужно закрепить или в Положении об архиве фирмы, или в Положении о работе с персональными данными. Например, сформулировать правила так: лДокументы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только работнику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам. Остальные работники к документам по личному составу права доступа не имеют. Выдача дел из архива производится только под расписку работника, которому выдается дело, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел».

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Теперь же давайте, поговорим более подробно, что такое архивы и архиваторы, которые позволяют получить все файлы в первозданном виде.

Вы уже знаете, что:

- Архиватор это программа, которая «запаковывает» файлы и папки в архив или напротив – «распаковывает».

- Архив – файл, в котором хранится один или несколько файлов, либо папок, чаще всего они уменьшены в размере. Архивирование позволяет сэкономить место на диске, а также быстрее передать заархивированную информацию посредством интернета.

- Самораспаковывающийся архив - архив, для открытия которого не нужен архиватор.

Для чего нужен архив?

Возможно и вы задаетесь этим вопросом - места на диске хватает, а скорость интернета позволяет отправить или загрузить даже весьма объёмный файл.

Однако не забывайте, что такое есть в наличие не у всех. И кроме того использование архивов имеет определённые преимущества. Наверное, самым важным преимуществом является возможность объединить большое количество файлов в один.

Как вы считаете - проще отправить один файл по электронной почте или отправлять несколько и по одному?

А для тех пользователей, которые пользуются трафиком за деньги, при такой отправке можно здорово сэкономить.

Какие файлы сжимаются, какие – нет?

• Текстовые файлы (в формате – txt, rtf, doc и т.д.), таблицы (Excel), различные базы данных, файлы программ exe (не установочные) – архивируются лучше всего. Их можно «ужать» в несколько раз. Они и распаковываются без ошибок легко.
• -Файлы с картинками jpg или gif, музыкальные - mp3 и wma, видеофайлы - avi, wmv сжать при помощи архиватора практически невозможно. Или совсем чуть-чуть.
• - Нет смысла архивировать и сам архив.

Какой архиватор выбрать?

Как я уже писала – в России наиболее распространён архиватор WinRAR (www.win-rar.ru). Он платный, цена для кого-то высокая (где-то 800 рублей). Но до оплаты сервис позволяет тестировать программу, то есть пользоваться ею бесплатно в течении 40дней.

Если же вы скачаете программу бесплатно, то всякий раз при её использовании, будет выскакивать окно с предложением купить программу. Нажимайте на крестик и продолжайте архивацию.

После установки WinRAR на рабочем столе компьютера, появится значок в виде стопки книг. Открыв программу (кликнув по значку), увидите, что она похожа на «Проводник» Windows с небольшим отличием.

В верхней части окна располагаются кнопки «Добавить в архив», «Извлечь из архива» и т.д. Основная часть окна содержит список файлов и папок – в архив можно добавлять и папки и новые файлы. Структура архива при этом не изменится.

Откроется окно. Необходимо придумать имя для созданного файла, указать степень сжатия. Выбирайте – «Наилучший». Какой лучше выбрать формат архива – RAR или ZIP? Лучше выбрать ZIP.

Данный формат более распространён в мире. Теперь нажимайте на «ОК». Немного придётся подождать, пока архиватор создаст архив.

Архив появится там же, где до архивации находились файлы и папки, которые вы архивировали. Создав архив и отправив по почте, можете удалить его, чтобы не занимал лишнее место.

Как извлечь файлы из архива

Повторим, чтобы лучше запомнить. Допустим, вы хотите распаковать архив, который находится у вас на диске. Запускаем WinRAR (помните, как это сделать, если он у вас в меню «Пуск»?).

Находим на диске нужный архив. Кликаем по нему. Откроется список файлов, которые находятся внутри него. Выбирайте те, что хотите извлечь, они при этом «подсветятся» синим цветом. Нажмите кнопку «Извлечь» (вторая слева в верхнем меню).

Появится окно, в котором будет предложено место для «распаковки». Выбирав, нажать на «ОК». Файлы запишутся в указанную вами папку.

Бесплатный архиватор 7-Zip (www.7-Zip.org)

Интервью: Елена Кондрашина

В структуре самых разных организаций, в том числе церковных объединений, существуют архивные отделы и управления. Зачем нужны архивы государству - понятно, а вот зачем они нужны церкви - это вызывает вопросы. Так зачем же церквям нужны подразделения, которые занимаются архивами?

Для ответа на вопрос «зачем» сперва нужно определиться с тем, чем же занимаются историко-архивны е отделы и подобные им подразделения. У них есть две основные функции - сохранение документов в архивных фондах, а также проведение исследовательски х проектов и программ. Вне зависимости от того, является ли организация государственной или не является таковой, обе эти функции будут возложены на ее соответствующее подразделение. Вторая - исследовательска я - в современных реалиях, к сожалению, реализуется далеко не всегда, что не отменяет ее и нисколько не уменьшает ее значения.

Действительно, в государстве существует довольно много организаций и их подразделений, которые исполняют названные функции, однако сколь велики они бы ни были - охватить всю полноту истории сегодняшнего дня они не смогут. Государственные архивные службы собирают лишь минимальный объем данных, большинство из которых связано со взаимодействиями организаций и частных лиц с государством, в то время как все прочее не становится предметом постоянного хранения. В результате когда мы смотрим на историю через материалы государственных архивов - мы можем увидеть довольно многое, но все это будет лишь незначительной частью от того, что можно было бы сохранить. Но тут на помощь приходят частные собрания документов, которые значительно расширяют для исследователей прежде недоступные аспекты истории.

Но почему нельзя делать это централизовано? Зачем создавать так много подразделений в разных организациях? Неужели нельзя просто договориться о том, чтобы в государственных архивах хранилось больше документов?

Да, вполне можно увеличить объемы документов, которые отправляют в архивы на длительное хранение. Однако это не отменит необходимости существования специальных подразделений. Во-первых, эти документы нужно собирать, а во-вторых, определение того, что может представлять интерес в будущем - с этой задачей лучше всего может справиться только сама организация, историю которой ей хочется сохранить. И, наконец, в-третьих, наличие дополнительных полок в архивных хранилищах еще не является гарантом того, что сложенные на них документы найдут своего читателя в лице исследователя-ис торика.

Тут стоит обратить особое внимание на вторую функцию - исследовательску ю. Чтобы провести какое-либо исследование - сперва нужно поставить исследовательски е вопросы. И если мы говорим о церковной истории - служителям и работникам церковных объединений сделать это проще всего, потому как они наиболее приближены к повседневной церковной практике и в силу своей близости могут определить какие темы будут актуальными и востребованными. Так, например, сотрудникам Историко-архивно го отдела РОСХВЕ намного проще поставить актуальные для протестантского сообщества вопросы, чем кому бы то ни было еще из числа тех, кто не является протестантами. Безусловно, для качественной постановки именно исследовательско го вопроса требуется профессиональное образование, но в большинстве случаев, к счастью, сотрудники историко-архивны х отделов обладают таковым.

А зачем нужно специальное образование для тех кто собирается работать в архивах? На исторических факультетах весьма долго изучают историю Древнего мира, Средних веков, Нового времени и лишь после всего этого переходят к Новейшей истории. Да и в ней самой студентам исторических факультетов рассказывают множество того, что не имеет никакого отношения к работе в архивах. Не столкнется ли тот, кто хочет работать с архивами и для этого решит получать историческое образование, с тем что по окончании учебы ему придется «забыть все чему учили»?

Подобная практика - призывы забыть все подряд - действительно является весьма распространенной. Однако это происходит далеко не всегда, потому как все сильно зависит от образовательной программы. Если, например, говорить о бакалаврских программах, то там от студента очного отделения потребуется 3 или 4 года интенсивного обучения, значительной частью которого будут являться дисциплины для общекультурного развития. Нужны ли они в таком количестве как их включают в российские программы - вопрос открытый. Первая ступень высшего образования во многом подвластна болезни, пришедшей к ней из средних школ, связанной с иллюзорным идеалом в виде «объятия необъятного» за максимально долгий срок. Если мы посмотрим на более развитые системы образования - там этого нет.

Однако на уровне второй ступени все значительно лучше. Обучение в очной магистратуре всего 1-2 года, а в заочной - 2-3 года. Так как времени не слишком много - создателям программ удается избавить их от избыточных дисциплин и сконцентрировать внимание на основном содержании профессиональной деятельности. А если же это негосударственны й университет - там все может быть еще лучше, потому как при разработке программ можно более точно учитывать интересы отдельных студентов, а также профессиональной отрасли в целом. Так, например, в магистратуре Евроазиатской богословской семинарии обучение занимает 2 года, основное время в рамках которых студенты посвящают реальным исследовательски м проектам, тематика которых связана как с их личными интересами, так и с заказами грантовых фондов и церковных объединений. В результате выпускники получают не только степень Master of Arts in Church History или Master of Arts in Social Research, но и реальные результаты собственных проектов, среди которых могут быть и те что связаны с работой в архивах.

А в чем заключается польза от исследовательски х проектов? Какие плоды они могут принести для церквей?

Хороший исследовательски й проект может помочь решить как минимум две важные задачи - помочь ответить на какой-либо актуальный вопрос из повседневной практики или же из сферы стратегического планирования, а также привнести в академическую среду новые ценные данные. Для руководителей подобных проектов важно удерживать обе перспективы - и прикладную, и академическую. От удержания первой зависит и то, принесет ли проект реальную пользу, и то, удастся ли сформировать приемлемую экономику проекта. Исследование ради исследования, писание «в стол» чего бы то ни было - это не имеет никакого отношения ни к серьезной науке, ни к тому что могло бы быть полезным для церквей. Хорошее исследование должно иметь хорошо продуманные прикладные компоненты! Ну а вторая перспектива должна помочь ученому оставаться ученым. Первый и основной мотив ученого - это поиск истины. Все прочее тоже важно, но если этого нет - человек может быть прекрасным кем угодно, но точно не ученым.

В качестве позитивного примера хочу привести проект «Подвижники земли русской»*. Его руководителям удалось консолидировать усилия самых разных специалистов в сфере социальных исследований и направить их на изучение российской церковной истории XX века. Важную роль в этом сыграл Историко-архивны й отдел РОСХВЕ - крупнейшего протестантского объединения в русскоязычном мире. Проект повлиял как на то, что для читательской аудитории стало возможным ознакомиться с артефактами из того времени, но и на то что в историческую науку были внесены значительные массивы данных, позволяющие ставить новые исследовательски е вопросы. Как известно, далеко не каждый исследователь может позволить себе командировки в архивы тех городов, в которых он не живет или не работает. А вот публикация источников и создание баз данных - подобные инструменты помогают решить подобную проблему.

Но если этот проект поставил перед собой такие задачи и выполнил их - нужны ли другие проекты? И должны ли церковные общины включаться в подобную работу? А если да - то каким образом?

Ни один пусть даже самый хороший проект не сможет собрать сразу все артефакты, ответить на все вопросы, решить все проблемы. Да, появление хороших проектов, в том числе названного, способствует тому что история становится более доступной и понятной всем нам. Однако труд по ее изучению никогда не должен прекращаться.

Как я уже говорил, архивы нужно и собирать, и исследовать. С первым может справиться практически каждая община. Я понимаю, что желание делать что-то новое, постоянно творить историю - может быть намного более сильным, чем готовность сохранять документы и собирать свидетельства, однако если служители церковных общин хотят чтобы их труд не исчез в пустоту - им следует придерживаться принципа: «любишь творить историю - люби и записывать ее». Собрать по-настоящему масштабную историю церкви можно только если в этом деле участвуют все общины. Да, большинство общин в России имеют относительно небольшую историю, даже те кто собираются в зданиях с вековой историей. Однако события нынешних дней уже скоро сами станут историей - так не стоит же делать ее невидимой для потомков!

Ну а серьезные исторические исследования - это, безусловно, прерогатива профессиональных ученых. И тут церкви могут помочь им основном в виде поддержки в получении ими качественного образования, а также в виде грантов и заказов на исследования. К счастью, постепенно все больше церквей присоединяется к этому служению.

*Cоциально значимый проект «Подвижники земли русской», реализуемый на средства государственной поддержки, выделенной в качестве гранта в соответствии с распоряжением Президента Российской Федерации от 25.07.2014 г.года № 243-рп.

1 Июнь, 2008 В 2008 году клиенты ОСГ вместе с нами празднуют 10 лет успешной работы. ОСГ – первая компания, которая инвестировала в открытие самого большого в Восточной Европе Хранилища, весной 2008 года.

А.В. Пшенко
К.и.н., доцент,
Заведующий кафедрой Документоведения и ДОУ
Государственного университета управления,
член Гильдии управляющих документацией

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на различные сроки хранение в зависимости от проведенной оценки их информационной ценности. Хранение документов в течение длительных сроков с ограничением доступа к ним и максимальным исключение их порчи или несанкционированного изъятия и называется, как правило, архивным хранением. Архивное дело может отмечать несколько "дней рождения" в зависимости от точки зрения конкретного исследователя вопроса.

ПРОШЛОЕ : Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят в России к X веку, появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их может считаться первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями документов и книгами в ней не проведено.(1)

С появлением системы государственных учреждений - приказов, значительно усовершенствовалась и система ведомственного хранения документов, их учета и использования. К XVI веку, крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских.

О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, т.к. генеральные (единовременные) описания стали проводиться только после освобождения Москвы от интервентов в 1614-1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам.

В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле, как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, так, удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности, но никаких нормативов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно.

Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.

16 июля 1712 г. - особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив, как первый архив организации.

Положения о ведомственных архивах были развиты в 44 главе «Генерального регламента», например, впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов утративших практическую ценность он устанавливался в 3 года. Тем самым документы текущего делопроизводства отделялись от архивных документов, создавались самостоятельные структурные подразделения - архивы, вводилась и должность специалиста-архивариуса.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления.

Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. была поручена разработка и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге, но только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России, он получил штаты (6 сотрудников), печать и собственного руководителя - асессора П.Курбатова - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым было заложено начало формирование сети архивов, принимающих на постоянное государственное хранение имеющие научное историческое значение документы юридических и физических лиц.

В течение XVIII -XIX веков росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись. Уделялось внимание и вопросам обеспечения сохранности документов, так указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости», архивохранилища было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г., был категорически запрещен.

Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета е.и.в. Николай I оставил резолюцию «Разобрать, что важно - отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором были даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить». Таким образом, было начало экспертизы ценности дел и документов. В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категорий документов и сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное (5-20 лет), кратковременное (1-3 года).

С середины XIX века ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Следствием такой политики в области архивного дела явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII-XIX веков, потерявших практическую ценность. Документы за более ранние периоды собирались в исторические архивы, также подчиненные различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей методологии архивного дела не получали правительственной поддержки.

Предложения по созданию единой государственной системы архивного дела была поддержана правительством только в XX веке. 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров был принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся архивистами проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ); одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления архивным делом в республике был создан правительственный орган - Главное управление архивным делом.

В течении длительного времени велся поиск наиболее оптимальной структуры организации ЕГАФ - дореволюционные архивы объединялись и организовывались по отделениям и секциям, разукрупнялись. В 1930 г. было заключено соглашение между архивной службой и органами профсоюзов, по которому материалы профсоюзных организаций стали поступать в государственные архивы. Оформление единого Государственного архивного фонда СССР было завершено в марте 1941г., была унифицирована и сеть архивов: центральные, республиканские государственные архивы; областные (краевые); окружные городские и районные государственные архивы. В последующий период процесс создания новых государственных архивов и реорганизации их структуры продолжился.(2)

Таким образом, была создана разветвленная сеть архивных органов и государственных архивов, хранящих документальные памятники Архивного Фонда страны и жестко подконтрольная им практически всеобъемлющая система учрежденческих архивов и архивчиков, обязанных хранить за свой счет документы, не включенные в Архивный Фонд, но требующие временного или постоянного сохранения.

НАСТОЯЩЕЕ И БУДУЩЕЕ : Законом об Архивном деле 2004 г.(3) в работу с документами прочно вошло понятие о владельцах архивных документов как о государственных органах, органах местного самоуправления либо юридических или физических лицах, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом (или договором). Вместе с тем, статьей 17 данного Закона установлено, что «государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов..».

Практически решение этого вопроса возможно в трех вариантах и владелец документов, естественно, не входящих в понятие памятников истории и культуры, вправе в настоящее время выбрать один из них:

Наиболее традиционный, это создание собственных архивохранилищ документов оснащенных соответствующим оборудованием и укомплектованных необходимым штатом сотрудников;

Создание «вскладчину» с другими владельцами единого финансового фонда и оборудование объединенного архива с общим штатом сотрудников (4)

Передача документов на аутсорсинговое хранение в специализированные коммерческие организации (фирмы), профессионально специализирующиеся на сохранении документов в соответствии с мировыми стандартами обеспечения их безопасности и сохранности.

Эта информационная услуга, которая не могла существовать при тоталитарной государственной системе управления, тем более в сфере архивного дела, оказалась весьма востребованной. В настоящее время количество коммерческих и государственных организаций, желающих обеспечить максимальную защищенность своих документов и минимизировав при этом риски утраты необходимой информации, постоянно растет.

Рост потребности обусловил и рост предложений, таких коммерческих фирм, успешно ведущих бизнес в области организации хранения документов сторонних организаций на договорной основе в настоящее время на рынке архивных услуг несколько. Состав предоставляемых ими архивных услуг достаточно унифицирован: профессиональное хранение документов; защищенное хранение компьютерных данных и резервных копий документов на машинных носителях; сбор у клиента и конфиденциальное уничтожение документов; доставка документов от клиента и к нему из хранилища. В последнее время в состав услуг стали входить: архивная обработка документов; организация документооборота в офисе клиента и другие.

Следует отметить, что первой в этом бизнесе в России, самой крупной и успешной является компания ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр. Компания входит в международную группу компаний OSG с офисами, расположенными в различных странах мира, является членом Международной профессиональной ассоциации PRISM (Professional Records & Information Services Management), Ассоциации Российских Банков, Американской торговой Палаты, Российско-Британской торговой Палаты, Европейского Бизнес Клуба, РОО Гильдии управляющих документацией.

Компанией установлены строгие стандарты качества обслуживания, обеспечения сохранности и безопасности документов, отвечающие требованиям российского законодательства в области архивного дела. В российский сегмент ОСГ эффективно вложены средства на самое современное оборудование архивных хранилищ и внедрение новых технологических разработок в области учета и обеспечения сохранности документов, архивохранилища компании, оборудованы современными системами охранной и пожарной сигнализации, системами пожаротушения, контроля и поддержания необходимого температурно-влажностного режима. В архивных хранилищах документы хранятся в архивных коробах на специальных промышленных стеллажах, выдерживающих большой вес бумаги.

При передаче документов на депозитарное хранение сторонней организации полностью обеспечивается надежная защита информации: архивные хранилища устроены таким образом, что абсолютно невозможно понять, что хранится в том или ином коробе без соответствующего запроса информационной системы. Все хранилища оснащены и специальной охранной системой, которая в случае несанкционированного доступа посылает сигналы тревоги не только на внешний пункт охраны складского комплекса, в местное отделение милиции, но и на мобильный телефон ответственного сотрудника компании.

Итак, аутсорсинговая система хранения документов позволяет достаточно результативно передать значительную часть функций по учету, организации сохранности и поиска информации сторонней организации, а с учетом постоянно растущей цены офисных площадей – это может быть выгодно и экономически не только для коммерческих, но и для государственных организаций. Следует отметить, что правовых ограничений для дальнейшего развития рынка данного вида архивных услуг не имеется.

1) Только с возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, отделялись в XIV веке от библиотек.

2) После прекращения деятельности Коммунистической партии и комсомола Архивный Фонд в 1992г. пополнился документами и этих общественных организаций.

3) До этого государственная политика в области архивного дела определялась в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. №552, по которому архивная служба являлась самостоятельным федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации.

4) Такой подход широко применялся в 1970-1980гг. для организации хранения кадровой и др. документации в крупных городах и областных центрах.

Как вы думаете, почему зарплата американских архивистов и др. специалистов, имеющих отношение к управлению документами, не уступает уровню доходов юристов? Да, в США свои правила игры: закон суров. Порча или утеря документов ведет к поражению компании на многих фронтах: во время переговоров, проверок, судебных разбирательств и пр. Отсюда высокие требования к архивистам. Но в этом американцы не одиноки.

В последние годы в российском законодательстве в сфере сохранности документов произошло немало больших и малых переворотов. И тех, кто продолжает довольствоваться штучными коробками или завалами в комнате, которую по привычке зовут архивом, ждет отрезвляющее открытие: архивные документы - это не бумаги на пенсии, а живой массив, востребованный долгие годы (вплоть до 75 лет и постоянно!) после мнимой «смерти». И мы вам докажем, что в интересах вашей компании обеспечить им полный «пансионат».

Без исключений!
Сохранять архивные документы должны все

Архив – это необходимость. Требованиями главного архивного закона (см. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с изменениями от 4 октября 2014 года), который носит межотраслевой характер, повязаны все организации независимо от формы собственности. И поскольку ни одно юридически значимое действие не происходит без создания документов (включая электронные), под действие закона попадают все (см. ).

В отличие от государственных органов и органов местного самоуправления, где создание и поддержание архивного отдела является обязательным, архивный закон закрепляет за коммерческими организациями право выбора. Быть или не быть архиву решает руководство компании. Однако вместе с этим закон требует обеспечить сохранность архивных документов. На практике это означает, что архив (или архивохранилище) нужно не только иметь. Важно также знать, как им управлять на постоянной основе. Только в этом случае можно рассчитывать на то, что в будущем документы станут верным другом компании, а не ее тайным врагом.

Обязанность хранить архивные документы не только косвенно вытекает из положений архивного закона, но и прямо следует из требований отдельных нормативных актов. На уровне отраслевого законодательства (например, бухгалтерского или кадрового дела) и законов, регламентирующих коммерческую деятельность (об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью), хранение архивных документов обязательно и столь же неизбежно, как ведение бухучета или составление устава фирмы. Это относится не только к организациям, но и к гражданам, ведущим предпринимательскую деятельность (ИП).

Всему свое время.
И лучше, когда это время по закону

Коробки и мешки, покачнувшиеся стеллажи и калейдоскоп папок на столе – привычное «украшение» офиса. Безликое? Отнюдь. Архив остается аморфной массой только до тех пор, пока вы не возьмете в руки архивные законы и настольное пособие каждого архивиста – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Каждому виду документов отпущен свой срок архивной жизни. Табели учета рабочего времени – 1 год, регистры бухгалтерского учета – 5 лет, личные карточки работников – 75 лет и т. д. (согласно Перечню 2010 года). «Личность» архива поистине масштабна! И для компании возраст каждого документа имеет значение. Если поспешить с уничтожением некоторых бумаг, то встречать трудовую, налоговую и архивную проверку придется с пустыми руками. А значит, и штрафы для вас уже не за горами.

Несмотря на то, что многие перечни находятся в открытом доступе, а в интернете уже созданы автоматизированные сервисы онлайн-проверки сроков хранения архивных документов , правильно определить «время» жизни может лишь опытный специалист. Те, кто не знаком с делопроизводственными особенностями документа, вряд ли разберутся в тонкостях этой работы. Зачастую компании игнорирует тот факт, что документ имеет несколько функций, и срок хранения необязательно определяется по самой очевидной. Например, первичные бухгалтерские документы по дебиторской задолженности. Типичная ошибка – определение сроков их хранения как первичной бухгалтерской документации, а не документов, содержащих информацию о задолженности. В результате: преждевременное уничтожение и судебные тяжбы. А следом – понимание того, что для защиты собственных интересов необходим не только юрист, но и архивист (штатный или по договору аутсорсинга), который сможет учесть позицию всех подразделений организации: юридического, бухгалтерского, клиентского и др.

«А нам все равно!»
Архивная проверка не прощает равнодушия

Безразличие к архиву несовместимо с безопасностью бизнеса. Если вы относитесь к тем, кому «все равно», то включите в свой антикризисный план меры по спасению бюджета. Архивная проверка любит равнодушных. Но расплачиваться за «любовь» проверяющих вам придется рублем. Согласно ст. 27 закона «Об архивном деле», нарушение архивного законодательства (в частности, правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов) чревато административными штрафами и уголовной ответственностью. Так, за каждый испорченный или потерянный документ граждане заплатят от 100 до 300 руб., должностные лица – от 300 до 500 руб. (ст. 13.20 КоАП).

Миф о том, что архивная проверка не постучит в двери коммерческой компании, до сих пор живуч среди бизнесменов (см. ). Основанием для проверки может стать жалоба бывшего сотрудника или недовольного контрагента. Но даже если вы добросовестный работодатель и честный партнер, не исключено, что в вашем архиве неожиданно объявятся «государственные» документы. И такое тоже возможно. Благодаря расширенному толкованию понятия Архивного фонда РФ, комиссия, проводящая экспертизу ценности документов, может обнаружить в вашем архиве документы, «имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение». А, следовательно, и спросить с вас по всей строгости.

Инспектор на пороге – архивист наготове?

Налоговая служба и трудовая инспекция – еще две веские причины осознанно подойти к управлению архива. Если опыт других компаний оказался для вас неубедительным, будьте готовы к жесткому «кнуту».

Вопросов у налоговых сотрудников обычно не много: где документы? И ответ на вопрос, почему их нет, влияет на то, как налоговая будет вас убеждать в необходимости навести в архиве порядок. В «чемодане» налоговых наказаний есть административные штрафы на все случаи жизни. И в последние годы наметилась тенденция к их ужесточению. Согласно поправкам, внесенным в НК РФ в 2010 году, непредставление документов карается штрафом в размере 200 руб. за каждый документ – как для юридических лиц, так и для ИП. Инспекторы также могут счесть, что вы отказываетесь сообщать сведения налоговому органу (5-20 тыс. руб.), препятствуете законной деятельности представителя органов госконтроля (от 0,5 до 10 тыс. руб.) или мешаете проведению (завершению) проверки (от 5 до 50 тыс. руб.).

С трудовыми инспекторами отношения еще более любопытные (см. ). В отличие от других проверяющих «трудовики» могут практически все. Личные карточки работников, приказы о приеме на работу, учредительные документы и копии др. документов, соответствующих цели поверки, подлежат передаче трудовым инспекторам – за любой временной период. При условии, что срок хранения запрашиваемых документов не истек. Так как документы по личному составу хранятся в архиве организации на протяжении не одного десятилетия, инспекторы вправе потребовать, например, личное дело работника, уволившегося 5 или 20 лет назад. Ваш архивист готов к такому повороту событий? На ответ «нет» трудовой инспектор может незамедлительно ответить статьей 19.7 КоАП «Непредставление сведений (информации)», предусматривающей штрафы от 100 руб. (для граждан) до 5 тыс. руб. (для юрлиц).

О ликвидации компании.
Мы в ответе за документы, которые приручили

До июня 2009 года руководство ликвидирующейся компании могло спать спокойно, даже не имея в архиве некоторые документы. С момента вступления в силу закона от 28 апреля 2009 года № 73-3-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ» ситуация радикально изменилась. Впервые в российском законодательстве о банкротстве за отсутствие документов была введена персональная ответственность топ-лиц. Теперь ликвидация – процесс более болезненный, с точки зрения передачи документов. Если в архиве нет необходимых документов (а закон устанавливает, что является необходимостью), платить придется собственным имуществом в рамках так называемой субсидиарной ответственности (см. ).

В 2013 году спать спокойно перестали не только руководители. Поводом для беспокойства стал Федеральный закон от 28 июня 2013 года № 134-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части противодействия незаконным финансовым операциям». Черным по белому в нем написано: «При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно». При этом в список лиц, которых можно привлечь к субсидиарной ответственности за необеспечение сохранности бухгалтерских документов, попали учредители, главные бухгалтеры, архивисты и даже экс-менеджеры.

Ужесточение ответственности в сфере обеспечения сохранности документов – мера неприятная, но действенная. Метод «кнута» заставляет организации всерьез задуматься о регламентации работы с документами на всех этапах их жизненного цикла: от поступления в архив и до уничтожения. Управляемый архив – это безопасный архив. Он готов к встрече с долгожданным инспектором и любым рабочим заданием, которое можно решить без лишней бумажной рутины. Если и эти аргументы звучат для вас неубедительно, наберитесь терпения – и время в дуэте с законом протрубит вам о том, что в условиях меняющегося рынка вы сильно отстали от главного состава.